Boletín de Pequeñas
Noticias
19 de Junio del 2000 - Nº:
21
¡
Felíz Día de la Bandera !
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Decálogo del correo
electrónico.
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Vencimientos del 20 de junio del 2000 al 26 de
junio del 2000.
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Proveedores de bienes y servicios
Decálogo del correo
electrónico.
La editorial de la Escuela de Negocios
de Harvard propone, en un primer borrador, "Los Diez Mandamientos
del Correo Electrónico". Nick Morgan, un experto en comunicaciones de
Filadelfia, afirma que "Cada vez más compañías viven hoy en una
cultura de correo electrónico" y añade que "Eso
supone pérdidas y ganancias reales".
Tomando en cuenta su propia experiencia
y la de sus clientes, el elevado volumen de mensajes es uno de los mayores
problemas que enfrentan los trabajadores de hoy y dice que "Hemos
arribado al punto en el que llegamos al trabajo, leemos nuestros mensajes,
los respondemos y nos vamos a casa".
La International Data Corporation estima
que cada día se envían unos 2.100 millones de mensajes, o cartas, de
correo electrónico en Estados Unidos y se espera para el 2002 que ese
número se eleve a 8.000 millones.
Estas son algunas recomendaciones sobre
la redacción y el uso de las cartas electrónicas:
1. Borre ese mensaje
"Dispone de varias
opciones", dice el primer mandamiento. "Examine los
encabezados y borre todo aquello que no necesite saber o sobre lo que no
tenga que actuar". Prescinda de la cartas electrónicas de la
misma forma en que lo hace con cartas comunes o mensajes telefónicos.
Y cuando envíe cartas electrónicas,
recuerde que deben ser cortas e informales, y que no pueden reemplazar a una
llamada telefónica.
2. Los problemas de
los archivos adjuntos
El segundo mandamiento amonesta a
quienes envían archivos adjuntos. "Mucha gente pierde una gran
cantidad de tiempo y energía en el mundo empresarial batallando con
formatos incompatibles, archivos que nunca llegan o archivos adjuntos que
quedaron distorsionados o sin mensaje".
En vez de ello, busque un buen lugar en
la red interna de una compañía para subir y bajar archivos.
Y en cuanto al hecho de recibir archivos
adjuntos, ponga extremo cuidado al abrir lo que le manden desconocidos para
evitar problemas como los derivados del virus Melissa.
3. Cuente hasta diez
y luego envíe
No envíe una carta electrónica cuando
esté cansado o furioso. Morgan señala que "Es fácil ser colérico,
hiriente o crítico en las cartas electrónicas pero se tarda mucho tiempo
en deshacer el daño". Trate sus mensajes como cartas de papel o
llamadas telefónicas. Espere a un momento de calma para responder.
4. No hay nada como
lo real
Nunca sustituya un encuentro cara a cara
por una carta electrónica, especialmente cuando se trate de echar una
reprimenda, recompensar a alguien o despedirlo de la compañía.
También recuerde que un mensaje
descaminado puede crear confusiones, especialmente cuando son de naturaleza
personal.
5. Aproveche todo
Utilice todos los recursos que le
ofrecen los programas de correo electrónico. Mantenga actualizado su libro
de direcciones y no borre nunca nombres y direcciones. Nunca sabe cuándo
podrá volverlas a necesitar.
6. Romper la cadena
Las cadenas de cartas electrónicas no sólo
son cursis, sino que están prohibidas en muchas redes empresarias.
Considere el ancho de banda que se pierde sólo con los chistes sobre Bill
Gates, dice Morgan. Este género debería suprimirse a toda costa.
7. Rumores,
comentarios y habladurías
No transmita rumores o insinuaciones
sobre gente real. Podría volverse en su contra. Es muy fácil enviar una
carta electrónica a la persona equivocada o, lo que es peor, a la persona
objeto de sus comentarios poco afectuosos.
Las cartas electrónicas no sólo tiene
una extraña capacidad para resucitar, como bien sabe Microsoft, sino también
de ser utilizadas en su contra en los tribunales.
8. Trato con los demás
Enviar respuestas airadas o mensajes
insultantes suele ser un error. ¿Los diría en persona? En caso negativo,
no los envíe.
9. Ancho de banda
personal
Acuérdese de la jerarquía en lo que a
comunicación se refiere. En primer lugar están los encuentros cara a cara,
luego las llamadas telefónicas, los mensajes en el contestador y por último
el correo electrónico. Los encuentros cara a cara son los que más impacto
tienen, mientras que el correo electrónico es el que menor ancho de banda
tiene en las comunicaciones.
Es difícil comunicarse con éxito
incluso en las mejores circunstancias. Si se trata de un mensaje importante
que no puede decirse cara a cara, entonces recurra al teléfono o deje un
mensaje en el contestador. Como último recurso envíe una carta electrónica.
10. Nadie es perfecto
Si el mensaje debe ser perfecto,
entonces no utilice el correo electrónico, que muchas veces parece el Triángulo
de las Bermudas de la escritura, ya que se cuelan misteriosamente errores de
puntuación, ortografía y gramática. Si quiere reducir al mínimo los
errores en su texto, entonces recurra a otro medio. Si insiste en enviarlo
electrónicamente, imprímalo antes y escrútelo línea por línea.
Pero, Morgan afirma, que si
usted recurre de forma regular a la impresión de sus cartas electrónicas
significa que no entiende bien el propósito del medio.
Vencimientos del 20 de
junio del 2000 al 26 de junio del 2000.
(La tabla figura en el
archivo Boletín Nº 21.xls adjunto, en la
hoja denominada VENCIMIENTOS)
Proveedores de
bienes y servicios
María Isabel Brath
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Boletín de
Pequeñas Noticias
Número de Edición: 21
Fecha de publicación: 19
de junio del 2000
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