Control de saldos con el 9041 (primera parte)
Una de las
actividades más importantes del Sistema 9041 es el control
de saldos de los Consorcios, debido a la diversidad de maneras de efectuar
las liquidaciones y contabilizar los gastos. Hay administraciones que
prorratean los gastos que efectivamente se pagaron durante el mes, otras que
incluyen gastos que abonarán a los 20 o 30 días, otras que utilizan ambos
sistemas y a su vez puede variar dependiendo de cada consorcio. Por lo
tanto, saber con exactitud el Saldo de un Consorcio es cada vez más
complejo cuanto más consorcios se administran.
Por eso, veremos hoy
conceptualmente cómo resuelve este problema el Sistema 9041, para
describir en el próximo número la forma de controlar, listar e informar
cada uno de los saldos.
La liquidación de
expensas mensual, podemos decir que se divide en dos partes. La primera que
es informativa y determina el monto de expensas a recaudar entre los
distintos copropietarios (Detalle de la liquidación, prorrateo de gastos,
gráfico) y la segunda que informa el saldo que tiene el consorcio al cierre
de dicha liquidación. Este último se ha denominado "Estado Financiero
del Consorcio". En él se informa el saldo anterior, el total de
Ingresos (Cobro de expensas, reintegros, etc), el total de egresos (gastos
realizados) y el nuevo saldo.
Ahora bien, si tenemos
en cuenta las distintas formas de contabilizar los gastos, deducimos que no
siempre el saldo informado en este estado financiero es el real del
consorcio (como se dice habitualmente, que sea la plata que hay realmente en
el cajón), ya que si se prorratean gastos que se abonarán dentro de 20 o
30 días, por ejemplo, y se registra el egreso con anticipación al pago,
evidentemente no coincide lo informado con la realidad. ¿Cómo saber
entonces cuánta plata hay?
Lo primero que hay que
tener en claro es que el libro de Administración (o de caja) debe reflejar
lo consignado en la liquidación de expensas, por lo que no es la vía de
información adecuada, ya que registra los mismos movimientos que el Estado
Financiero de la liquidación. Por lo tanto, el Sistema 9041 tiene una forma
particular de resolverlo y es la de informar tres situaciones distintas: Un
saldo conforme a lo liquidado, un saldo constante de caja y un saldo que
refleja los compromisos asumidos por el Consorcio.
Pasando en limpio lo
enunciado, sabremos que:
El saldo del Estado
financiero del Consorcio, informado en la liquidación se compone de los
movimientos de entrada y salida prorrateados en la misma, es decir que no
depende de si fueron abonados o no al proveedor.
El saldo de Caja,
informado en la ficha del Consorcio (9041\Consorcios) refleja los
movimientos de entrada y salida efectivamente realizados, actualizándose en
forma constante.
El saldo Financiero,
informado también en la ficha del Consorcio (9041\Consorcios) refleja los
compromisos asumidos por el consorcio, hayan sido estos abonados o no al
proveedor.
Si lo prorrateado fuera
lo realmente pago y no existen compromisos a futuro asumidos por el
consorcio (cuotas por trabajos, facturas impagas, etc) registrados en el
sistema, el monto de los tres saldos debe ser coincidente.
Ahora bien, si hay
diferencia, se deberá evaluar el origen de la misma que puede ser correcto
(dependiendo de los gastos y compromisos registrados) o estar dando un
primer informe de error, como por ejemplo que el pago de una factura no se
haya liquidado nunca al consorcio, lo que significa una pérdida de dinero
para el administrador. Esta última situación habitualmente era muy difícil
de advertir, o bien se liquidaban gastos a los consorcios con una demora
notoria (en algunos casos seis u ocho meses después).
Si se efectúan los
controles que explicaremos en el próximo número al cierre de cada
liquidación y se obtienen los listados que brindan toda la información
necesaria, se apreciará que el Sistema 9041 no es
simplemente un programa más de liquidación de expensas, sino que al ser
concebido específicamente para la administración de Consorcios es
un colaborador constante que ha evitado en más de una
oportunidad que un error involuntario se convierta en una pérdida de dinero
para la Administración.
Nos encontramos en
el próximo número de Pequeñas Noticias, y recuerden que si existen dudas
o desean que se publique alguna nota sobre un tema específico, no tienen más
que enviar un e-mail a pewen@ssdnet.com.ar
Rincón del Operador: Control de los saldos de
las provisiones.
Como siempre,
transcribimos las consultas recibidas de distintos usuarios del sistema y
las respuestas que fueran remitidas oportunamente.
En el mes de
diciembre ingresamos una provisión para el pago de las vacaciones que
fueron abonadas en el mes de enero. ¿Cómo se puede llevar un control del
saldo y cuál es la forma correcta de consignar dichos movimientos?
Una Provisión permite
prorratear fondos entre los distintos copropiearios. Pueden tener un destino
generalizado o específico, dependiendo de la forma de aplicación en el
futuro del dinero recaudado. Ahora bien, recordando que una Provisión al
igual que las deducciones no generan movimientos de fondos, sino que se
utilizan específicamente para establecer el monto de gastos a prorratear
entre los distintos copropietarios, debemos tener presente que si se
determinó que la Provisión fue para un destino específico la misma debe
ser utilizada en forma parcial o total para dicho destino.
Volcando lo descripto al
Sistema 9041, veremos que dicho control es sumamente sencillo. Primeramente,
eligiendo el Consorcio correspondiente, se registra la Provisión
(9041\Elección de un Consorcio\Provisiones) completando los datos
requeridos conforme a los siguientes conceptos:
Destino: Puede ser genérico
o específico. Si es genérico, consideramos que se junta dinero sin destino
cierto, por lo cual no se efectuará rendición específica alguna. Si se
consigna específico (que sería el caso consultado) llevará un control de
saldos, con un detalle de las distintas aplicaciones que se le den a la suma
liquidada. Cabe destacar que dicho control se realiza por cada Provisión
efectuada, independientemente que se hagan distintas Provisiones para un
mismo fin.
Período: Se
debe indicar el período de la liquidación donde se incluirá la Provisión
Concepto: Puede
ser aplicada a un gasto común, un gasto extraordinario o al fondo de
reserva. En este último caso, los fondos que se recauden de los
propietarios al momento de pagar las expensas, serán ingresados en forma
automática al Fondo de Reserva, inclusive cuando el pago corresponda a períodos
anteriores y que fueron considerados como deuda oportunamente.
Tipo de Gasto: Porcentual
sobre el cual se efectuará el prorrateo. (A,B,C,...)
Detalle
<F10>: Texto que indique el motivo que origina la Provisión,
el que será transcripto en la liquidación correspondiente.
Importe: Monto
de la Provisión
Con la tecla de función
<F8> se podrá acceder al detalle de las distintas deducciones
aplicadas a la Provisión activa. En este primer caso dará un mensaje que
informa que el "Archivo de ayuda está vacío...", ya que no se ha
registrado deducción alguna.
Ahora bien, la provisión
detallada, se ve reflejada en los saldos del Consorcio (9041\Consorcios)
junto con otras Provisiones que se hayan efectuado.
En el caso consultado,
en la liquidación correspondiente al mes de Enero se liquidan las
Vacaciones normalmente, pero para no prorratear un gasto por el mismo
concepto dos veces (recordemos que en Diciembre se hizo una Provisión) se
debe efectuar una Deducción (9041\Elección de un Consorcio\Deducciones),
completando los datos requeridos teniendo en cuenta los siguientes
conceptos:
Período: Se
debe indicar el período de la liquidación donde se incluirá la Deducción.
Concepto: Consignar
el mismo concepto que oportunamente se le diera a la Provisión (Gasto común,
gasto extraordinario o fondo de reserva) y que debe ser coincidente con el
consignado en el gasto correspondiente, en el caso que describimos, sería
como Gasto común. Esto es muy importante. NO SE PUEDE
EFECTUAR UNA DEDUCCIÓN EN UNA LIQUIDACIÓN SOBRE UN CONCEPTO QUE NO FUERA
PRORRATEADO, O POR UN IMPORTE SUPERIOR AL TOTAL PRORRATEADO POR DICHO
CONCEPTO (Lo que daría un valor negativo). Recordemos que las
deducciones no generan movimientos de fondos, por lo que sí el dinero para
aplicar al gasto sale del Fondo de Reserva, por ejemplo, se debe realizar un
movimiento de caja por dicho concepto.
Detalle
<F10>: Texto que indique el motivo de la deducción, el que
será transcripto en la liquidación correspondiente.
Importe: Monto
de la deducción.
¿Descontar?:
Acá es donde comienza a relacionarse una deducción con una
Provisión específica.
Al contestar que Si, se deberá completar el número de la Provisión a la
cual se efectuará la deducción. Pulsando la tecla de función <F1>
se obtendrá como ayuda un detalle de las Provisiones con saldo. Por último,
en importe se debe informar el monto a deducir, que puede ser coincidente
con el total de la deducción o menor que este.
Ahora si volvemos al ítem de Provisiones (9041\Elección de un
Consorcio\Provisiones) y elegimos la Provisión a la que le acabamos de
aplicar la deducción, veremos el saldo que le queda y con la tecla de función
<F8>, veremos en qué períodos se ha utilizado la misma.
Pequeñas Historias:
Barrio de Barracas
Este barrio, ubicado entre
las vías del ferrocarril Gral. Belgrano y el curso del Riachuelo, las
calles Regimiento de Patricios, Defensa, Caseros, Velez Sárfield, Amancio
Alcorta, Lafayette y Lavardén, obtiene su nombre de la palabra
"barraca", cuyo significado es una construcción precaria para
vivienda, de materiales muy rudimentarios. Si bien al principio y durante el
siglo pasado fue un barrio donde habitaban familias muy ricas de la
Argentina, con lujosas casonas y quintas, la fiebre amarilla, al igual que a
los habitantes de San Telmo, los obligó a huir a otros lugares, transformándose
significativamente el paisaje.
Vinieron entonces inmigrantes, principalmente
italianos, convirtiéndose en un barrio popular y de gente trabajadora, con
fábricas y mercados, pero también con cafetines de mala reputación,
refugio de malvivientes. Luego de los años 50, Barracas pierde su furor,
cerrando sus fábricas, inhabilitándose su estación de trenes y la
construcción de la autopista hace que desaparezcan muchos edificios y dos
plazas.
En la bella época, familias de apellido ilustre
como Balcarce, Montes de Oca, Alzaga, entre otros eran moradores de este
barrio. Hombres de la literatura lo han incluido en sus obras, como Leopoldo
Marechal en el libro "Adán Buenosayres" o Ernesto Sábato en
"Sobre héroes y tumbas". Fue la cuna de payadores famosos como
Cesar Cantón y Félix Hidalgo, Villoldo "el papá del tango
criollo", autor entre otros de El choclo y La Morocha.
El cruce de las calles Montes de Oca y Osvaldo
Cruz fue la inspiradora del famoso tango "Tres Esquinas" de Ángel
D’Agostino y Ángel Vargas.
Posee la calle más angosta de la Ciudad de
Buenos Aires: Santa Magdalena, cuya calle tiene pisos de baldosas.
Tres puentes lo conectan con el lado opuesto del
Riachuelo: Puente Victorino de la Plaza, Puente Pueyrredón y el nuevo
Puente Pueyrredón, (por avenida Montes de Oca).
Su paisaje de antiguas construcciones como la
Iglesia Santa Felicitas (Pinzón 1480), Parroquia de Santa Lucía (Avda
Montes de Oca 550) cuya primera capilla se fundara en el año 1783, o la basílica
del Sagrado Corazón de Jesús (Av. Vélez Sarfield 1351), se complementa
con espacios verdes como la plaza España (ubicada entre las calles
Baigorri, Avda. Caseros y la Avenida Amancio Alcorta), la plaza Colombia
(entre las calles Pinzón, Brandsen, Isabel La Católica y Avda. Montes de
Oca) y la plazoleta Elisa, un pequeño triángulo sobre Ruiz Guzmán y la
Avda. Martín García, en cuyo centro hay un bloque rojo con el escudo
nacional.
Dentro de sus límites han funcionado o funcionan
fábricas de gran trayectoria en el país como Bagley (Avda. Montes de Oca),
Viuda de Canale e Hijos (frente al parque Lezama sobre la Avenida Martín
García) o Fábrica Argentina de Alpargatas, (Avda. Regimiento de
Patricios).
En salud, alberga centros de gran prestigio como
el Hospital Británica , el Hospital de pediatría Pedro de Elizalde o el
Instituto Nacional de Microbiología Dr. Carlos Malbram, donde el Dr. César
Milstein, premio Nobel, integró su grupo de investigadores. Funciona allí
el Museo de Ciencias Naturales de Especialidad Zoológica Médica. También
se encuentra en su jurisdicción el Hospital Neuropsiquiátrico de hombres
José Borda y el Hospital Nacional Braulio Moyano.
La estación Buenos Aires del Ferrocarril Gral.
Belgrano es de arquitectura inglesa y esta hecha totalmente en madera.
Por último, el Barrio Ferroviario, un pequeño
barrio dentro de Barracas con departamentos de tipo inglés construidos para
la gente que trabaja en el ferrocarril y el Barrio Monseñor Espinoza,
construido por la Acción Católica, hacen de Barracas un barrio atípico
por su diversidad de construcciones.
