El Sistema 9041 de la
A a la Z: Instalación (I)
El Sistema
9041, es un sistema diseñado exclusivamente para la gestión y
administración de Consorcios y concebido como una herramienta ideal para
facilitar la tediosa tarea administrativa y contable que debe realizar un
Administrador. A
partir de este número de Pequeñas Noticias desarrollaremos paso a paso
el manejo del sistema desde la carga simple de datos hasta los usos más
complejos, sirviendo como complemento de la capacitación inicial que se
brinda al momento de su instalación y de permanente consulta ante
cualquier duda que se le pueda presentar al operador del Sistema.
Si bien la instalación se realiza por
personal técnico de la empresa, es conveniente especificar las
modificaciones que se generan en la máquina o en las distintas estaciones
de trabajo en un sistema de red, para comprender cómo trabaja el sistema
y principalmente para tener en cuenta cuál es la información más
importante que hay que resguardar (backup) y en qué lugar se encuentra.
Puede ser utilizado en una sola máquina
(monousuario) o en una red.
El sistema en su integridad se
encuentra en un solo directorio de trabajo (o carpeta en Windows 9x),
denominado, casualmente, X:\9041, donde X es la unidad de disco rígido en
la que se ha decidido instalar. De tratarse de una red, cada puesto de
trabajo contará con un directorio X:\9041.
En el mismo se crearán dos archivos
ejecutables: 9041.exe y Anexo1.exe, que representan la totalidad del
Sistema. A los efectos de facilitar el manejo de la gran variedad de
opciones que presenta, se ha dividido en dos programas.
Al directorio (o carpeta) principal,
X:\9041, lo acompañan tres subdirectorios (o subcarpetas): Sistema
(X:\9041\sistema), Temporal (X:\9041\temporal) y Comunes
(X:\9041\Comunes), este último en el caso de tratarse de una red, se
encontrará exclusivamente en la máquina que se considere como Servidor.
En el subdirectorio Sistema, se crearán
los archivos necesarios para identificar las características de
configuración de cada máquina (Ubicación de los archivos de cada
consorcio, comunes y temporales, impresora, tipo de papel, si trabaja o no
en red, nombre de la estación, etc.).
En X:\9041\temporal, el sistema
generará archivos temporales que reemplazará constantemente conforme a
la tarea que se encuentre desarrollando. Al ser archivos temporales no
tienen valor histórico, por lo que no es necesario realizar copias de
seguridad de los mismos.
En X:\9041\comunes, conjuntamente con
los subdirectorios que el sistema creará por cada consorcio administrado,
es el de mayor importancia dado que en él se encuentran todos los
archivos que son comunes a todos los Consorcios. (proveedores,
cuenta corriente de proveedores, libro de sueldos, administradores,
consorcios, etc.)
Es importante recordar, que el
directorio X:\9041\Comunes, en el supuesto de que se trabaje en red, se
encontrará únicamente en la máquina que se considere como servidor.
A continuación, se deben crear dos
archivos de procesamiento por lotes (.bat) para iniciar tanto el programa
principal (9041.exe) como el anexo al mismo (anexo1.exe), los cuales
contendrán la vía de acceso correcta de ambos ejecutables.
Básicamente, estamos en condiciones
de iniciar nuestro primer contacto con el Sistema 9041, donde se deberá
como primera medida, conforme explicaremos en el próximo número,
ingresar información referente a la ubicación de los distintos archivos
(indicando la vía de acceso correcta para cada uno de ellos:
X:\9041\sistema, X:\9041\temporal, X:\9041\comunes).
Como veremos también más adelante,
al directorio principal X:\9041, se le agregarán tantos subdirectorios
como Consorcios se liquiden por el sistema, los cuales conjuntamente con
los correspondientes a Comunes y Sistema deben ser resguardados
(Backup) en forma diaria.
Notas: Los archivos y la ubicación en
cada directorio o carpeta son generados automáticamente por el sistema.
Su nombre está compuesto por la palabra FILE seguida de cuatro números y
una extensión que indica el tipo de archivo. Para el usuario, este tipo
de identificación no tiene significado alguno por lo que es de suma
importancia, no cambiar el nombre ni borrar los archivos generados por el
sistema, dado que al faltar alguno de ellos se genera automáticamente un
nuevo archivo perdiendo de esta manera la información que contenían, en
forma definitiva.
En un sistema de red, cualquiera sea
el tipo de conexión que exista, se considera puesto de trabajo o
"cliente" a cada máquina conectada a la red; y servidor, a la
que contiene los archivos comunes y de los consorcios.
Conforme a la estructura del sistema
9041, un servidor puede ser también un puesto de trabajo e inclusive y sólo
para los archivos de los consorcios puede existir más de un servidor,
situación que explicaremos en el próximo número de Pequeñas Noticias.
Rincón del operador: Exigencias de las ART´s
¿Cuáles son las exigencias de las ART
con respecto a los carteles indicadores (escaleras, ascensores, etc.) en los
edificios y con relación a las barandas en las escaleras de acceso a los
pisos?
En lo que respecta a los carteles indicadores, las ART
exigen la colocación de cartelería en las puertas de acceso a los locales
tales como: sala de tableros eléctricos, sala de medidores de gas, sala de
caldera, sala de ascensores, y otros carteles normalizados de peligros de
riesgo eléctrico en tableros. Pintado de cañerías con colores
normalizados según norma IRAM. También exige los indicadores de Salida en
los palieres de cada piso, indicadores de escaleras y de elementos contra
incendios (matafuegos y mangueras).
En lo que respecta a las escaleras, exige solamente que las
escaleras al sótano, azoteas y hacia la sala de ascensores sean
antideslizantes, estén iluminadas y que posean barandas. En lo que respecta
a las escaleras de acceso a los tanques de agua, las mismas deben tener aros
de protección o en su defecto se debe proveer de un arnés de seguridad al
encargado del edificio, que deberá utilizar cada vez que accede a los
tanques aéreos.
También son exigencias de las ART:
Ropa adecuada para las tareas que realizan los empleados (guantes, zapatos).
Orden y limpieza en general: especialmente del sótano, sala de calderas,
sala de ascensores, bauleras.
Vías de escape despejadas.
Existencia de matafuegos.
Materiales combustibles tales como solventes o pinturas: se encuentren
alejados de fuentes de calor como la caldera, con sus respectivas tapas para
que no emitan gases, con sus recipientes en perfecto estado, rotulados.
Riesgo eléctrico: evitar cables sueltos; los conectores eléctricos en buen
estado; los tableros eléctricos con sus tapas y cerrados. Existencia de
disyuntores diferenciales.
Herramientas manuales: especialmente las escaleras en condiciones de uso y
con zapatas antideslizantes.
Respecto de los servicios como calderas, ascensores, matafuegos y
limpieza de tanques de agua, se solicita:
Que las calderas y ascensores estén habilitados;
Que se verifique la existencia de un servicio periódico, y que ese servicio
esté habilitado por el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires.
Que exista un programa de mantenimiento preventivo y un registro escrito de
los mismos.
De verificar que se cumple lo anterior y de no encontrar condiciones
riesgosas muy evidentes, las ART no insisten ni verifican el funcionamiento
de los mismos.
¿Dónde están
escritos los derechos y obligaciones del administrador?
- Rendición de cuentas: Liquidación de
expensas, con desglose de gastos y cobranzas. (Artículo 1.909 del
Código Civil).
- Proveer la recaudación: Cobranza de
expensas. (Artículo 9 de la ley 13.512)
- Empleo de fondos: Realizaciónde los gastos
necesarios. (Artículo 9 de la ley 13.512 - artículos del Código
Civil sobre el contrato de mandato 1929, 1930 y 1931).
- Guarda de la documentación y devolución a
la finalización del contrato. (Artículo 1911 del Código Civil).
- De la remuneración: Cobrar honorarios por su
tarea. (Artículo 9 inciso b de la Ley 13512).
- Contratar un seguro contra incendio. (Artículo
11 2º párrafo de la Ley 13.512).
- Representante legal: Actuar como único
apoderado ante los distintos organismos. (Artículo 11 primer párrafo
Ley 13.512)
- Libros obligatorios: Llevar libro de
Administración y de Actas rubricado. (Artículo 5 del decreto
18743/49).
- Llevar el libro de Actas al día: Volcar lo
deliberado en las Asambleas de propietarios conforme al artículo 10 de la
Ley 13512 en el libro de Actas. (Art. 5 del decreto 18743/49).
- Certificaciones de actas: Confección de
copias de las Actas para los propietarios que la soliciten. (Artículo
5 del decreto 18743/49).
- Certificados de deudas para escribanos, al
momento de realizarse la trasnferencia de una unidad. (Artículo 6
del decreto 18743/49).
- Reclamo de deuda (carta documento y forma
legal): Reclamo de expensas a deudores morosos (Artículo 9 de la
Ley 13512 y Código Civil sobre funciones del mandatario).
- Libros obligatorios: Llevar libro de Sueldos
y Jornales. (Artículo 52 de la Ley 20.744)
- Libros obligatorios: Llevar libro de Ordenes.
(Artículo 25 de la Ley 12.981)
- Tener a cargo al personal del Consorcio e
impartir las órdenes necesarias. (Artículo 23 del Convenio
Colectivo de Trabajo Nº 306/98 y otros)
- Seguros de Accidentes del Trabajo: Elección
de A.R.T. (Ley 24557)
¿Sabía qué...
...el Ministerio de Trabajo tiene a su
cargo el Poder de Policía del Trabajo? Este es el motivo por el cual
verifica el cumplimiento de la normativa laboral sobre:
- Seguro de Accidentes del trabajo (ART)
- Libro de Sueldos y Jornales (artículo 52 Ley
20744)
- Libro de órdenes.
- Cumplimiento de la ley 12981 y el convenio
colectivo de trabajo Nº 306/98.
- Seguro de Vida Obligatorio.
- Seguridad e Higiene Laboral.
- Pago de Cargas Sociales.
- Cumplimiento de la ley de contrato de trabajo (Ley
20744), pago de sueldos, vacaciones, aguinaldo, etc.
- Planilla de Horarios.
La planilla de Horarios (Ley 11544) debe contener el
nombre del Consorcio, el domicilio, el nombre y Apellido de los empleados,
la tarea que realizan, el horario de entrada, el de descanso, el de
salida, la cantidad de días que trabaja por semana y la firma del
empleado y el responsable por parte del empleador.
Correo de lectores: Derechos de los
morosos
Estimados amigos, desde ya
muy agradecido por la constante información que me mandan la cual me
resulta muy útil para mi gestión como administrador.
Hoy les quiero consultar
sobre una duda planteada en uno de sus mail, se trata sobre los morosos,
ese mail decía que aquel que estuviera en mora de más de tres meses en
momentos de una asamblea esa persona no tiene voz ni voto.
Ahora bien, 1º quiero saber
si eso está escrito y dónde (más allá del Reg. de Copropiedad), o
si es una costumbre. De estar escrito me nace otra pregunta ante un
caso particular, una copropietaria que está en mora, ya casi un año y
que le inicié juicio, me ha solicitado una auditoría, la cual se
apersonó a mi oficina conjuntamente con un escribano y un contador y
como resultado encontró todo en orden, hoy 20 días después me
solicita otra auditoría, de la cual no tengo ningún tipo de problemas
en que la realice, pero la pregunta es la siguiente. "¿si no tiene
voz y voto en una asamblea, debo permitir que fuera de ella, esta señora
pueda solicitar dichas auditorías?, o sea que le de voz"
Agradeceré infinitamente que
ayuden con este dilema.
Nuevamente gracias y quedo a
vuestra disposición.
Atte. L.A.Z.
Estimado Sr L.A.Z.:
Para que un copropietario no tenga voz ni voto en una
asamblea, dicha restricción debe estar establecida en el reglamento de
Copropiedad que rige la vida consorcial mediante una cláusula especial,
estatuyendo que el consorcista moroso no puede asistir a las asambleas o
que en las mismas se debe abstener de votar u opinar sobre los puntos a
tratar, .
La mora en concepto de expensas comunes ha sido un tema
que dio lugar, tanto a la doctrina como a la jurisprudencia, a exponer
distintos argumentos. La limitación impuesta por los distintos
Reglamentos de Copropiedad a los copropietarios en mora ha sido
criticada por considerarse la titularidad de dominio inherente a la
calidad de miembro del consorcio. En consecuencia, no se puede
restringir de manera o forma alguna el derecho de deliberar y votar en
las asambleas. De igual modo se ha comentado que el hecho de ser deudor
no quita el derecho de votar u opinar sobre asuntos que son de
incumbencia del consorcio; es decir, que aún estando atrasado en el
pago de las expensas se sigue siendo consorcista. Por otra parte, se ha
establecido que la obligación de contribuir a las expensas es de
naturaleza contractual, por lo tanto son de aplicación los principios
surgidos del art. 1.197 del Código Civil, que dice: "Las
convenciones hechas en los contratos forman para las partes una regla a
la cual deben someterse como a la misma ley". La norma legal se
refiere a toda convención lícita, por ende, si el reglamento así lo
dispuso, es ley para los consorcistas.
La jurisprudencia ha fallado diciendo que si un
propietario demandado no puede tener acceso a las asambleas del
consorcio en virtud de una cláusula del reglamento de copropiedad que
se lo impide por la mora registrada en el cumplimiento de sus
obligaciones, sólo él es responsable de la situación creada.
Resumiendo, sólo puede prohibírsele a un propietario
participar de una asamblea con sus opiniones y votar sobre los puntos
del Orden del día siempre que el Reglamento de Copropiedad del
Consorcio así lo establezca. Puede no obstante participar como oyente.
En lo que respecta a vuestra situación particular, no
existe fundamento alguno para negarse a una auditoria por parte de un
propietario toda vez que el mismo es integrante del Consorcio que otorgó
el mandato oportunamente. No se relaciona en este caso la prohibición
de voz y voto establecida en el reglamento de Copropiedad ya que la
misma es exclusiva para las asambleas y en el caso del pedido de
auditorias la copropietaria está ejerciendo su derecho como
copropietaria (condición que no se pierde por la calidad de morosa) de
control de la gestión administrativa del mandatario del Consorcio.
Lo que sí creemos que no se repetirán mucho más
en el tiempo dado los costos que debe significar la intervención
de un contador y un escribano en cada auditoria, dado que los mismos
deben ser ABSORBIDOS EN FORMA PARTICULAR y NO TRASLADADOS AL CONSORCIO,
por ser una decisión unilateral y no del órgano representativo de la
voluntad del Consorcio, que es la Asamblea de Copropietarios.
Concurso: ¿Qué sabe Ud. sobre
Administración de Consorcios?
Para este concurso se tomarán en
cuenta todas las respuestas que lleguen hasta el 25 de
abril del 2001 a las 24:00 hs. Podrán
participar todas aquellas personas mayores de 21 años que sean
argentinas, nativas o por opción y residan en la Republica Argentina. Sólo
se tomará en cuenta una sola participación por persona y en caso de
recibir más de una participación de una persona se considerará válida la
primera y las demás serán descartadas. Se tomarán como válidas las
participaciones de diferentes miembros de una familia o de varios empleados
de una administración siempre y cuando se envíen de cada uno por separado.
Sres
Pequeñas Noticias
Concurso Nº 1
Gral Cesar Díaz 2761
(1416) Capital Federal
con la filiación del remitente según el modelo adjunto y
la respuesta a las cuatro preguntas que figuran más adelante. Debe
tenerse en cuenta que sólo existe una respuesta correcta para
cada pregunta. En la carta, el e-mail o el fax deben figurar
los siguientes datos:
Asunto: Concurso
Nº 1
En el texto:
Empresa: <si pertenece a alguna>
Apellido y nombre: <del participante>
Dirección, codigo postal y localidad del
participante
Teléfono del participante
e-mail de aquel participante que lo posea
Respuesta 1ª: <letra elegida>
Respuesta 2º <letra elegida>
Respuesta 3º <letra elegida>
Respuesta 4º <letra
elegida>
Las cartas, los e-mails o fax que se envíen en forma incompleta no
serán tomados en cuenta y de ser posible se notificará a
los remitentes para su corrección.
Preguntas del concurso Nº 1
1) La responsabilidad de pago
de las expensas adeudadas por una unidad que pertenece a varias personas
en condominio es...
a)
...del titular declarado al administrador y que figura en el registro de
propietarios.
b) ...de
los condominos de mayor porcentual en la titularidad.
c) ...de todos los condominos en su conjunto.
d) ...de todos y cada uno de los propietarios
individualmente.
2) ¿Cómo se debe considerar
correctamente conferido el mandato otorgado por el consorcio al
nombrar un nuevo administrador?
a) Suficiente con la
transcripción del acta de asamblea al libro de actas.
b) Protocolización
del acta de asamblea.
c) Acto de escritura pública
al momento del nombramiento.
d) Carta documento al
administrador notificandolo de la designación.
3) Al despedir a un encargado
comunicandole los tres meses de preaviso de ley ¿En qué momento debe
abandonar la vivienda que se le ha brindado?
a) Al finalizar el
plazo del preaviso.
b) A los 30 días
corridos de notificada la medida.
c) Inmediatamente con
la recepción del telegrama de despido.
d) A los treinta días
corridos a partir de la finalización del preaviso.
4) A los efectos de determinar
la cantidad de días que le corresponden a un encargado en concepto de
licencia anual reglamentaria (vacaciones) la antigüedad a tenerse en
cuenta es la que registraba al...
a) ...momento de
otorgarsele la licencia el año anterior.
b) ...momento en que se
otorga la licencia.
c) ...31 de
diciembre del año al que corresponde la licencia.
d) ...31 de
diciembre del año en que hace efectiva la licencia.
Los datos del ganador, junto con las respuestas correctas,
se publicarán en Pequeñas Noticias que aparece los primeros días de
mayo del 2001 y en el Boletín de Pequeñas Noticias que se publica el 30
de abril del 2001.
¡ ¡ ¡ S U E R T E P A R A
T O D O S ! ! !
