Rincón Solidario

No es lo mismo registro de firmas que registro de propietarios

Mi nombre es Susana y quisiera saber cuál es la diferencia entre el libro de registro de firmas y el libro de registro de propietarios.
Susana [Barrio Norte]
(10/04/2013)

A su consulta le respondo que lo normado por el artículo 9º inciso e) de la ley 3.254 establece que la obligación del administrador es llevar actualizado un libro de registro de firmas para ser exhibido al comienzo de cada asamblea.

La única obligación que tiene el administrador es informar a los propietarios que él mismo está para que pueda ser suscrito.

Para tal fin, cada propietario deberá acreditar que es titular dominial. Como la ley no impone ningún tipo de formalidad ni establece la forma que esto debe cumplimentarse, el administrador sólo deberá requerir que el propietario acredite que es titular dominial, lo cual puede materializarse con la exhibición del título de propiedad o una fotocopia de la escritura en la cual se encuentre dicha titularidad. No es obligatorio que dejen ningún tipo de documento ni fotocopia a la administración, es una responsabilidad del propietario cumplir con esta formalidad.

El libro de registro de firmas tiene por finalidad que en una asamblea los propietarios presentes puedan verificar la autenticidad de los poderes que se presenten.

A continuación se transcribe un artículo escrito por la suscrita que se ha publicado en la revista de la Cámara en el mes de marzo del 2011:

Algunas aclaraciones sobre la diferencia existente entre el libro de registro de firmas (Ley 3.254) y el registro de propietarios.

La Ley 3.254, en el capítulo de las obligaciones del administrador Art. 9º Inc. e) dispone: "Llevar actualizado un libro de Registro de Firmas de los Copropietarios, el que es exhibido al comienzo de cada Asamblea a fin que los copropietarios presentes puedan verificar la autenticidad de los poderes que se presenten.

Antes del dictado de esta ley, una de las obligaciones que pesaba sobre el administrador era la de llevar un registro actualizado de la titularidad de dominio de las unidades que componen el edificio que administra. Ningún requisito se exigía para confeccionarlo, solamente volcar la información en planillas ordenadas.

La dificultad siempre existió, en principio por la reticencia de los propietarios a suministrar la información que el administrador requería a los fines de completar el registro, los sucesivos traspasos de administración, que a veces se encontraba incompleto o desactualizado, conspiraron para que no fuera una verdadera herramienta para tener certeza de la titularidad actualizada de las unidades funcionales.
Así nos encontramos en asambleas donde, a pesar de haber requerido el administrador que el titular dominial le exhiba una copia de la escritura de la unidad funcional, se presentan personas al acto asambleario desconociendo tanto los propietarios, inclusive el administrador, en qué calidad lo hacen pues no han acreditado previamente el requisito exigido. Conocemos todas las dificultades que puede acarrear a un consorcio una decisión en donde los que han votado no sean los propietarios de la unidad funcional. 

La pregunta recurrente de los administradores es cómo pueden quebrar la indiferencia o la reticencia del propietario a entregar una fotocopia acreditando su titularidad. 

¿Es posible que ante esta actitud el administrador deba solicitar un certificado de dominio a los fines de poder cumplir con su obligación de llevar actualizado este registro y liquidar ese gasto en la cuenta particular del propietario incumplidor? En principio me inclinaría a aconsejar que podría ser liquidado de esa forma, pero se trata de una obligación impuesta al administrador en el reglamento y esa información es necesaria para el consorcio y el gasto debe ser solventado por la comunidad.

La primera pregunta que debemos responder es si un propietario puede firmar el libro de actas sin haber registrado su firma previamente en el libro de registro de firmas. Lo puede hacer si en dicho acto exhibe su escritura de dominio a los fines de acreditar su titularidad. En esto no existe ningún misterio, la Ley 3.254 no ha introducido ninguna novedad. Todos los doctrinarios que han escrito sobre las obligaciones de los administradores respecto al registro de propietarios, entre ellos el Dr. Gabás, el Dr. Constantino y el Dr. Orfila , siempre han puntualizado que la única forma de acreditar la propiedad de una unidad funcional es "con la escritura traslativa de dominio". 

El administrador cumple con el Art. 9º Inc. e) de la Ley 3.254 informando que se encuentra a disposición el libro de registro de firmas en su administración a los fines de que los titulares dominiales registren su firma y que éste sea exhibido en todas las asambleas. 

La responsabilidad de la firma recae exclusivamente en los propietarios. Éstos deben concurrir a la firma del libro correspondiente. 

¿Cuál es la finalidad que se le asignó al libro de registro de firmas? La única finalidad que yo interpreto del artículo 9º inc. e) es que los propietarios puedan verificar en la asamblea respectiva la autenticidad de la firma del propietario que es representado.

Ya que sabemos que, atento a la diversidad de reglamentos, no siempre se solicitan los mismos requisitos para la extensión de un poder para ser representado en una asamblea. Y, tal como ya lo he expresado precedentemente, para poder concurrir y votar en una asamblea el poder otorgado por el propietario al inquilino debe reunir los requisitos exigidos en el reglamento.

Si exige que debe estar certificado por un escribano no resiste duda alguna, ya que el notario no certificará si el que suscribe es el titular dominial. Los problemas existen cuando los reglamentos establecen que el poder será válido con la sola firma del propietario o cuando el administrador deba certificar la condición de tal.

Podríamos creer que, si estamos en la segunda situación, con el cumplimiento del Art. 9º Inc. e) no tendríamos dificultades para corroborar los poderes ya que en el libro respectivo se encuentra registrada la firma del titular.

Yo encuentro algunas complicaciones a este nuevo método introducido por la Ley 3.254. La primera es que los propietarios, conforme mi experiencia y la de muchos administradores, no concurran al registro de su firma y envíen un apoderado y no podamos corroborar la firma con el libro. Primera dificultad: ¿se lo deja o no votar? Deberá ser una decisión asamblearia.

Segunda dificultad, ¿estamos capacitados los propietarios para saber si la firma registrada en el libro es idéntica con la que está inserta en el poder que nos exhibe el apoderado? 

Debo dejar aclarado que para mí existe una una diferencia entre la obligación del Art. 9º Inc. e) con la obligación existente en los reglamentos respecto del registro actualizado de propietarios, que no exige que éstos lo firmen. La ley no exige forma alguna de llevarlo y la nueva normativa no lo ha dejado sin efecto. 

Sigue pesando la obligación para el administrador de contar con la información actualizada de los titulares dominiales de todas las unidades funcionales.

La única sanción, y es al administrador, no contar con el libro de registro de firmas. No es necesario que esté completo en el sentido que no se puede obligar al propietario que cumpla.

Obligación del administrador: tenerlo y exhibirlo en todas las asambleas.

Sin otro particular, lo saludo muy Atte.

Dra. Diana Sevitz

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La Dra. Diana Sevitz es abogada, mediadora y árbitro en propiedad horizontal y de los tribunales arbitrales de consumo, es co-conductora del programa de radio Consorcios Hoy  y para cualquier consulta se le puede enviar un e-mail a dsevitz@velocom.com.ar o llamarla a los teléfonos 4784-8251 / 4784-8072.

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