Libro de Administración: ¡¡¡ SI !!! por la Cra. Viviana Grinberg

En el Boletín de Pequeñas Noticias publicado el 25 de enero de 2007, se respondió una consulta acerca de la obligatoriedad y/o necesidad de llevar un Libro Diario o Mayor.

La Ley 13.512 no menciona cuáles son los libros que debe llevar un consorcio ni la manera en que deben llevarse, pero como bien lo expresa el abogado Dr. Juan Iglesias en su respuesta, el art. 5º del Decreto 18734/49 (reglamentario de la Ley 13.512) salva parcialmente esta situación, disponiendo que obligatoriamente debe rubricarse ante el Registro de la Propiedad un libro de actas y un LIBRO DE ADMINISTRACION.

Sin embargo, como Contadora Pública me permito disentir ampliamente con el Dr. Iglesias en cuanto a su opinión de que llevarlo es "adicionar una tarea extra al administrador sin beneficio aparente" y no quisiera dejar pasar esta oportunidad, ya que creo firmemente que esta aseveración puede inducir a error.

¿Qué es un libro de administración? El Código de Comercio no lo define. Sí define como libro Diario a aquél en el cual "... se asentarán día por día y según el orden en que se vayan efectuando, todas las operaciones que haga el comerciante ... todo cuanto recibiere o entregare de su cuenta o de la ajena por cualquier título que fuera ...." y aclara que "si el comerciante lleva libro de caja ... el libro de caja se considera parte integrante del diario" (art. 45 y 46). El Libro de Administración sería entonces perfectamente equiparable al libro Caja al que se refiere el Código.

¿Que los consorcios no son comercios? Ya lo sabemos. También los entes civiles están obligados a llevar libros rubricados y sabiamente el Decreto 18734/49 lo contempló.

En este libro debe asentarse todo el movimiento económico del consorcio y del mismo debe extraerse la información necesaria para confeccionar el "balance" mensual: cuánto entró, cuánto salió, cuánto hay, quiénes deben y a quién se le debe, que en esta actividad no comercial se denomina rendición mensual de expensas.

¿Cuáles son los beneficios de cumplir con la ley? Es ajeno a mi incumbencia opinar sobre los beneficios legales, más allá de decir que los libros rubricados son un elemento probatorio de suma importancia en toda ocasión en que se inicia un pleito que llega a los estrados de la justicia y ampliamente valorado por los señores jueces.

En cuanto a los beneficios administrativos, puedo decir que es un elemento básico de control tanto para los administradores como para los consorcistas: si se lleva un libro del cual surge que el saldo de caja a fin de mes es $ xx debe ser ése y no otro el informado en las expensas. Si no coincide, algo falta o está mal y debe revisarse.

A través de mi experiencia como auditora de expensas, puedo afirmar que la gran mayoría de las diferencias encontradas en la caja de los consorcios, no hubiese existido si se hubiera llevado este libro. No me refiero solamente a diferencias a favor de los consorcistas sino también a favor de los administradores, ya que no es poco común encontrar pagos realizados que no fueron incluidos en la liquidación mensual, es decir que fueron pagados "de su bolsillo" sin advertirlo.

No quiero aburrirlos, sólo enfatizar la importancia de llevar un libro que es de uso obligatorio, aunque muchas administraciones negligentemente no lo utilizan por considerarlo en desuso o superfluo.

No se confundan, no por antiguo es inútil sino todo lo contrario.

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