De una administración a otra

Hace muy pocos días hemos tomado contacto con la publicación y realmente nos parece que posee notas de mucho interés.
Nuestra consulta se refiere al momento en el que se realiza la entrega de documentación y otros de una Administración a otra.

1- Cómo se debe proceder en el caso de que la Asamblea de designación ha sido realizada por Ej. el 23 de abril y mediante un aviso informal (telefónico) los anteriores Administradores informan el hecho el 7 de mayo. En ningún momento recibí una notificación escrita de la designación. La documentación fue entregada el 13 de mayo.

2- Cómo se debe proceder en caso que la Administración anterior haya realizado, pagos y arreglos en el período del 23 de abril al 13 de mayo (momento en que se entregó la documentación y otros), siendo que en teoría ya no tenía mandato.

3- Cómo se debe proceder ante el hecho de que la administración anterior no entregó ni al Consorcio, ni a la nueva administración los fondos del mismo. 

4- Como se debe proceder ante el hecho que en el libro contable se encuentren asentados valores en $ (pesos) y en u$s (dólares), además sin indicar el valor del mismo a la fecha.
5- En el caso de que el libro de caja no esté trazado (anulado sus renglones) sobre meses anteriores (correspondientes a administraciones anteriores), se debe dejar así o se deben anular los reglones y colocar alguna leyenda.

6- En el caso de que la administración anterior haya encontrado un ticket traspapelado (de seis meses de antigüedad) puede colocarlo en el último mes?.

7- En caso de que la auditoría contable sea solicitada por los Sres. propietarios, el valor de la misma debe ser soportada por estos o por la Adm. anterior.

8- En caso de existir una mediación debido a un pleito generado por 1 (un) solo propietario quién debe hacerse cargo del los costos de la mediación y de los honorarios de los abogados?

Desde ya les agradezco cualquiera de estas preguntas que puedan contestarme, como comprenderán hay muchas "desprolijidades" producidas en períodos anteriores como resultado de una auto-administración.
Desde ya muy agradecida.
G. G.

(15/5/2003)

Estimada G. G.

Espero poder ser de utilidad y aclarar tus dudas e inquietudes

Para no mezclar los temas te voy a ir respondiendo punto por punto y voy a tratar de ser lo más explicito posible, para tu mayor comprensión, dejando de lado la terminología adecuada que un profesional de esta actividad utiliza.

Respecto al punto 1, deduzco que no has concurrido a la asamblea, y por lo tanto entre el período del 23 de abril al 13 de mayo, el edificio estuvo con un administrador que fue removido, y habría que ver qué se resolvió en la asamblea respecto hasta qué día continuaría con su mandato y por otro lado el administrador designado a partir de que día comenzaría con su mandato.

Quien en ese plazo tenía el mandato en vigencia, es el responsable de notificar la decisión de la asamblea a los propietarios que estuvieron ausentes. También se podría dar el caso de que el administrador designado al no tener la documentación del edificio en ese período y no contar con el listado de los propietarios y el domicilio fijado de notificación, se encontraba imposibilitado de realizar dicha notificación, que seguramente ahora, que cuenta con los respectivos registro de propietarios, lo realice.

Respecto al punto 2,cuando un administrador es removido, se fija una fecha de entrega de la documentación, que por lo general su mandato continúa vigente hasta ese momento, salvo que en la asamblea se resuelva que su mandato finalice en ese mismo instante, aquí no nos podemos manejar en teoría como haces referencia, sino con datos precisos, de lo resuelto en la asamblea, o de lo que determine el reglamento de copropiedad y administración, si hace una especificación al respecto.

Respecto al punto 3, el administrador saliente tiene la obligación de entregar al administrador designado, al consejo de propietarios o a quien haya sido designado al efecto, toda la documentación del consorcio y los fondos del mismo, en la fecha pactada de entrega, correspondiendo dar inicio a las acciones legales correspondientes (civiles y/o penales) si ello no ocurre.(retención indebida, etc, etc...)

Lo que es conveniente es que los fondos se encuentren en una cuenta a nombre del consorcio, así en el caso de cambio de administrador, lo que se cambia es un nombre en la cuenta, y los fondos siempre están en poder del consorcio.

Respecto al punto 4, no entiendo bien tu pregunta, ya que no podemos mezclar en un mismo libro asientos en pesos y asientos en dólares, salvo que estos últimos estén convertidos en pesos. Por lo que dices el libro de administración o de caja, supongo que no es un libro que esté rubricado, y ahí estaríamos ante una infracción, ya que la ley de propiedad horizontal en su decreto reglamentario , así lo establece.

Respecto a que no figuran el saldo final en el libro es una desprolijidad muy grande del administrador, dando lugar a un sinfín de especulaciones, sugiero realizar una auditoría de su gestión y si se detectan anomalías, dar inicio a las acciones legales correspondientes ya que no debemos permitir los administradores profesionales, que estos hechos empañen el buen nombre y honor de quienes realizamos esta actividad con honestidad, transparencia, idoneidad, capacidad y permanente actualización de la normativa vigente en la materia.

Respecto al punto 5, en todo libro de caja, los renglones no utilizados deben ser trazados, anulados, ya que si ello no se hace, da lugar a hacer agregados posteriores, y por ende se podría llegar a modificar el patrimonio consorcial.

Respecto al punto 6, es llamativo que el administrador no haya detectado esa diferencia en su momento, habría que investigar si ese ticket no fue contabilizado en su momento, si realmente corresponde a un gasto del consorcio o si fue un ticket agregado al azar.

Respecto al punto 7, la auditoría debe ser contratada por el consorcio y abonada por éste, lo que le corresponde al administrador anterior es reponer los faltantes que allí se encuentren, si es que existieran, con el inicio de las acciones legales que correspondan.

Hay administraciones que cuando ingresan a un consorcio, realizan la auditoría de la gestión de la anterior administración, sin cargo alguno.

Es muy importante al momento de contratar un administrador, verificar qué profesionales lo asisten, si cuentan con probada experiencia en propiedad horizontal, cuáles son los proveedores con que se maneja y un sinfín de puntos más, que en definitiva le producen al consorcio un gran ahorro y un manejo eficiente de la administración.

Respecto al punto 8, tendríamos que analizar cuál es el motivo del pleito, y quién es el que solicita la mediación. En los  centros de gestión de la ciudad de Buenos Aires, se realizan mediaciones totalmente gratuitas, para mayor información dirigirse a la CGP de su zona o remitirse a la nota del diario Clarín del día 31-5-2003.
Si estamos frente a una mediación como paso previo a un juicio, los honorarios de los abogados serán solventados por cada parte en la forma que hayan arreglado con los respectivos profesionales o en el caso de llegar a la instancia del juicio, en la forma que la justicia determine, a excepción de que se hayan firmado pactos privados con los profesionales, que excedieran el monto que la justicia determine.

Evidentemente, son muchas las desprolijidades a las que haces mención, yo no sugiero las auto administraciones, pues un propietario puede tener muy buena voluntad, pero a veces se carece de los conocimientos necesarios para llevar adelante una administración como corresponde.
Una administración, no es sumar y restar, como muchos piensan.

Para realizar una eficiente administración, se debe contar con los conocimientos necesarios de lo legal, lo contable y lo técnico, y de la permanente actualización de las normativas, ordenanzas, decretos, leyes, etc, que a diario se van produciendo.

Las auto-administraciones, a pesar de la buena voluntad que puedan poseer, pueden caer en errores involuntarios, por la falta de actualización en la materia, que le puede llegar a ocasionar al consorcio una gran pérdida de su patrimonio.

Espero haber dado respuesta a tus dudas e inquietudes, en caso de que así no sea, no dudes en volver a consultarme.

También puedes verme y consultarme los días jueves en televisión, en el horario de 20 a 21 hs, en mi bloque Defensoría del Consorcista, que se emite por canal 7 de Cablevisión Oeste, y con repetición los días sábados de 17 a 18 hs

León Estrugo
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E Sr. León R. Estrugo es administrador de consorcios con amplia experiencia en el tema  y para cualquier consulta se le puede enviar un e-mail a info@administracion.net.ar o llamarlo al teléfono 4443-2466

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