Rincón Solidario

No cuenta con libro de actas

Les escribo porque quería consultarles sobre el acta de asamblea.

Pertenezco a un consorcio que, según refiere la Administración, no cuenta con libro de actas porque está en juzgado por una causa penal al anterior administrador.

La actual Administración está en nuestro edificio desde 03/2004, y desde ese momento no contamos con las actas de asamblea, solo con borradores en algunos casos.En la última asamblea celebrada el 09/03/2007, trajo un escribano para labrar un acta, pero tampoco se entregó el acta ya que según refiere no hay plata para retirar el acta de la escribanía ($750.-)

¿Qué puede hacer el consorcio para tener las actas tanto las viejas como las nuevas? En la próxima asamblea ¿qué sugieren que haga el consorcio?

Muchas gracias

María del Carmen

(26/3/2007)

Estimada María del Carmen:

Gracias por consultarnos.

Ahora sí, pasando al tema que nos pregunta, le diré que, si bien extenso, no es complejo.

Le explico:

1.- Labrar un acta de Asamblea es cosa sencilla.

2.- La forma de redacción es LIBRE. Cualquier persona puede hacerlo escribiendo como guste. Siempre que el texto quede comprensible y claro para los que ulteriormente la lean.

3.- Empero, como la Asamblea de copropietarios es un acto FORMAL, el instrumento que se redacte en su consecuencia (el acta de la Asamblea) debe seguir algunas formas básicas que regula la ley vigente para cualquier instrumento que se celebre "inter aliae actae" (que significa "entre partes" ... -pero parece mejor en latin-).

Así, el acta no puede dejar de contener la fecha, hora, lugar de celebración de la Asamblea. Deberá constar el tema del orden del día, lo que se trató, así como la deliberación y también lo que se resolvió mediante la votación de los asistentes; también el recuento de votos y no nos olvidemos la conformación de las autoridades de la Asamblea, el cierre del acto, etc.

Es indispensable, imprescindible, la firma de los presentes y, en su caso, la firma de los autorizados a suscribir el acta, el secretario de actas, el presidente y el administrador algunas veces.

4.- ¿En qué papel se preguntará Ud.?

No se olvide que la ley IMPONE el libro de actas de asambleas como OBLIGATORIO para el consorcio (cfr. ley 13512).

En suma, la ley quiere que el acta de asamblea se redacte en el libro de actas de asambleas del Consorcio.

El fundamento es que QUEDE UN REGISTRO ordenado de lo tratado y resuelto en un libro que es rubricado y que, de no tener enmiendas y tachaduras, hace fé de sus anotaciones ante los demás.

Pues bien, y ¿si falta el libro?

Entonces, lo más apropiado será que concurra un notario público que deberá dejar constancia pormenorizada de todo lo efectuado en la reunión asamblearia: él debe labrar el acta de asamblea completa.

Y como lo redacta un notario y lo firma dando fé, el instrumento resultante es indubitado.

Difícilmente alguien podrá redarguir ese acta de asamblea, de falsedad y el contenido hace fé ante cualquiera de los copropietarios, asistentes o ausentes, aún sin la notificación que dispone el decreto 18734.

Pero, siempre hay un pero, porque no soy tonto, porque creo ser realista y como vivo en nuestra Bendita República Argentina, es cierto: sé de la existencia de la inflación que niega el gobierno de turno y que paga el déficit de las cuentas estatales, porque sé del alto costo de los insumos y servicios consorciales, de los aumentos de sueldos para los encargados de edificios y NO aumentos para algunos otros gremios, sé que los profesionales ya no pueden aumentar sus honorarios, sé lo difícil que es pagar las expensas comunes (ya no digamos las exhorbitantes expensas extraordinarias por reparación de cañerías de gas, o cumplimiento de la ley 257 CABA sobre frentes -que por costos siderales casi crea la "desuetudo" de la ley a pesar de la buena voluntad estatal-), etc. etc.

Como decía, a los consorcistas "se les hace duro" pagar $. 750.- de honorarios de notario.

Entonces, algunos administradores se les ocurre (que inteligentes, ¿no?), hacer las cosas más económicas.

Y entonces hacen lo que algunos han dado en llamar "actas volantes". ¡Que invento argentino!

Usan, eso sí, un papel común, normalmente papel tamaño oficio, color blanco, algunos incluso papel romaní marginado, que aparentemente impresiona como "legal" a algunos legos.

Claro, sin perjuicio de la violación de algunos preceptos legales básicos, ese instrumento privado solo es VALIDO ANTE LOS COPROPIETARIOS que estamparon su firma en él.

Pero ante los "terceros" que no asistieron al acto (los copropietarios que no asistieron, o incluso terceros ajenos al consorcio pero involucrados en negocios consorciales) ya no estoy tan seguro, máxime teniendo en cuenta que no intevinieron en el acto, ni en el acta, y por supuesto, no firmaron absolutamente nada.

Aun en el caso que se cumpla con la notificación que norma el decreto 18734/49, habría que analizar ante todo, la garantía de la fidelidad del acta de asamblea labrada.

Y ni les cuento de la facultad de redarguir el instrumento privado como falso, en legal plazo que contará a partir de la notificación de tal acta.

Pero de lo que sí estoy seguro, es que los "borradores" que comenta Ud., CARECEN de todo valor como actas asamblearias. Serán meros proyectos, mas sin valor alguno porque no pasan a ser "reales actas".

Ahora solo restaría afirmar que los co-propietarios que se quieren ahorrar $ 750.- todavía no entendieron (pero alguna vez entenderán -gracias a Dios, sino de qué viviría el suscrito como abogado-) es que los honorarios de los abogados costarán muchísimo más caro cuando se plantee en el consorcio algún pleito sobre la validez de la resolución asamblearia plasmada en ese "acta volante", o "proyecto". 

Claro que, conviene aquí hacer algunas otras disquisiciones.

Sin perjuicio del odio visceral que todos los habitantes de nuestra Nación puedan tenerle a un ex-ministro que fingió llorar ante las cámaras de televisión porque decía que él tenía que mantener a su madre jubilada (¿se acuerdan?), una cosa buena hizo: afirmó y fundó en derecho, que los honorarios profesionales son libres de ser pactados entre las partes. Claro, sin exceder lo que preceptúa el art. 953 del Código Civil: que no sea "... ilícito, contrario a las buenas costumbres o prohibidos por las leyes, o que se opongan a la libertad de las acciones o de la conciencia ..."

Así, como es mi costumbre profesional, recomiendo siempre preguntar precios por los servicios notariales a distintos profesionales notarios. 

Honorarios que, como libres que son, podrán pactarse entre las partes siempre que no violen las normas éticas del Colegio de Escribanos, claro.

Otra cosilla más y creo que es cosa fácil: ¿Alguien se preguntó por qué el libro de actas está "retenida" por el Juzgado?

Porque sin ánimo de defender a los Jueces que no necesitan de este humilde abogado, sí sé que ningún Juzgado "retiene" absolutamente nada sin algún motivo válido, real y legal.

¿No será que el Consorcio quiso ahorrarse el costo de autenticar por escribano las copias de las actas asamblearias que debían presentarse? ¿O será que el Consorcio no quiso protocolizar el acta de la designación del Administrador?

Porque si el Consorcio hace lo que en los dos párrafos anteriores expresé, es mi experiencia que NO ES NECESARIO presentar los libros de actas en los Juzgados y/o Juicios.

Salvo para efectuar alguna pericia caligráfica sobre las firmas estampadas en las actas. Única excepción.

Y así, el viejo refrán "lo barato sale caro" vuelve a la luz nuevamente.

Recomendaría, que:

a) soliciten al abogado que interviene, un informe escrito sobre los pormenores del asunto, sobre la finalidad de la "retención" del libro de actas, incluyendo un dictámen sobre qué hacer para retirar el libro del Juzgado.

b) cumplan con los consejos del letrado, aunque parezca "caro". 

c) En su caso, obtengan las copias de las actas del libro de actas que sean necesarias, las hagan certificar por el actuario, y por último, creo que podrán retirar el libro de actas del Juzgado.

Fecho todo ello, y ya con el libro de actas en vuestro poder, entonces sí, deberán llamar a una Asamblea para que ratifique la validez de lo resuelto en cada uno de los "borradores" que Ud. menciona en su misiva.

Y de aprobarse ello, recién así, la Asamblea podrá disponer su INSERCIÓN en el libro de actas de asambleas del consorcio.

Claro, pero ¿y si algun acta de asamblea no se aprueba? Entonces borrón y cuenta nueva: nueva asamblea, nuevo tratamiento del tema, nueva votación, y que resulte lo mejor. 
Pero eso sí, transcribiéndolo en el libro de actas ORIGINAL y con la firma de los asistentes y con la firma de los autorizados a firmar el acta.

Y roguemos que no se haya extraviado el libro de actas.

Porque entonces, si fue en el Juzgado, habrá que solicitar su búsqueda y la certificación del extravío.

Solo con ello podrá concurrir el Administrador ante un notario, llevar el certificado de extravío del Juzgado y obtener un segundo libro de actas.

Y no se les ocurra, como varias veces he visto, que el administrador o algun propietario MIENTA sobre algún posible extravío del libro porque la mentira podría convertirse en ESTAFA PROCESAL, o FALSA DENUNCIA, o en un DELITO por el cual el responsable podrá tener una pena de PRISIÓN.

Atentamente, y quedando a vuestra disposición, cumplo en saludar a Ud. muy atentamente.

Dr. Eduardo J Brailovsky

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El Dr. Eduardo Brailovsky es un abogado que cuenta con amplia experiencia en temas de propiedad horizontal  y para cualquier consulta se le puede enviar un e-mail a ejb@ejb.com.ar, llamarlo a su teléfono 4862-5390/4867-0712 o escribirle a Perón 4243 - Buenos Aires (1199) Argentina.

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