Rincón Solidario

La documentación de los gastos

Hola, mi nombre es Máximo y administro un edificio en la ciudad de La Plata. 

Mi pregunta es si cuando termine mi gestión la ducumentación de los gastos me la quedo yo, en carácter de administrador, o se la entrego al nuevo administrador.

Además, ¿cuánto tiempo debe guardarse la documentación y comprobantes?

Muchas gracias.

Maximo
(26/09/2009)

Estimado Máximo:

La documentación respaldatoria de los movimientos de ingresos y -sobre todo- egresos de la administración debe, en principio permanecer en su poder hasta tanto se haya producido de su parte la rendición y aprobación de las cuentas. Las cuentas en cuestión son las que permanezcan sin rendir a la fecha de la finalización de sus funciones; no las que han sido rendidas y aprobadas anualmente en las asambleas ordinarias de los períodos anteriores.

El procedimiento correcto consiste en que Ud., tomando contacto con el nuevo administrador, le entregue la documentación que imprescindiblemente le es necesaria para hacer aportes, pagos, etc. Debe Ud. quedarse con copia de la que entregue, y un recibo otorgado por el nuevo administrador. Allí hay que coordinar la convocatoria a asamblea extraordinaria destinada a que Ud. rinda las cuentas pendientes de aprobación, a cuya convocatoria deberá adjuntarse un ejemplar de la rendición y poner a disposición de los consorcistas, en sus oficinas, el examen de la documentación respaldatoria. 

Todo esto es esencial para asegurar la correcta desvinculación suya con el consorcio, sin derecho a reclamos posteriores por parte del mismo, como así también el comienzo (sin tropiezos ni dudas) de las funciones por parte de la administración que lo suceda en el cargo.

De cómo se desarrolle este procedimiento dependerán los posteriores pasos a seguir, para el caso que surja algún conflicto con los consorcistas.

Con lo respondido le envío un saludo cordial.

Jorge Armando Maldonado

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El Dr. Jorge Armando Maldonado es abogado y está especializado en propiedad horizontal. Es coordinador de la Comisión de Consorcios por Pequeñas Noticias que funciona en el CGPC Nº 7 y docente de Instituto de Capacitación Inmobiliario de la Cámara Inmobiliaria Argentina.  Para cualquier consulta se le puede enviar un e-mail a maldonadovalthule@fibertel.com.ar  o al teléfono (15)4169-4574.

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