Rincón Solidario

El libro de firmas

Buenos días.

Estuve leyendo la explicación del señor Abrevaya con respecto al libro de firmas.

Mis inquietudes al respecto son:

¿Puede un propietario firmar el libro de actas en una asamblea sin haber registrado su firma previamente en el libro de firmas?

¿Qué sucede si al solicitarle al administrador que exhiba las copias de las escrituras que justifican la inscripción en el libro, alguna de ellas no coincide en sus datos con los que se han asentado en él?

¿Puede negarse a exhibir las copias de las escrituras si se las solicitamos?

Agradezco desde ya sus respuestas y la ayuda que nos brinda toda la información de los boletines que emiten.

Les saludo atte.

Sara

(03/07/2010)

Estimada Sara:

La Ley 3.254, en el capítulo de las obligaciones del administrador Art. 9º Inc. e) dispone: "Llevar actualizado un libro de Registro de Firmas de los Copropietarios, el que es exhibido al comienzo de cada Asamblea a fin que los copropietarios presentes puedan verificar la autenticidad de los poderes que se presenten".

Antes del dictado de esta ley una de las obligaciones que pesaba sobre el administrador era la de llevar un registro actualizado de la titularidad de dominio de las unidades que componen el edificio que administra. Ningún requisito se exigía para confeccionarlo, solamente volcar la información en planillas ordenadas.

La dificultad siempre existió, en principio por la reticencia de los propietarios a suministrar la información que el administrador requería a los fines de completar el registro, los sucesivos traspasos de administración, que a veces se encontraba incompleto o desactualizado, conspiraron para que no fuera una verdadera herramienta para tener certeza de la titularidad actualizada de las unidades funcionales.

Así nos encontramos en asambleas donde, a pesar de haber requerido el administrador que el titular dominial le exhiba una copia de la escritura de la unidad funcional, se presentan personas al acto asambleario desconociendo tanto los propietarios, inclusive el administrador, en qué calidad lo hacen pues no han acreditado previamente el requisito exigido. Conocemos todas las dificultades que puede acarrear a un consorcio una decisión en donde los que han votado no sean los propietarios de la unidad funcional. 

La pregunta recurrente de los administradores es cómo pueden quebrar la indiferencia o la reticencia del propietario a entregar una fotocopia acreditando su titularidad. 

¿Es posible que ante esta actitud el administrador deba solicitar un certificado de dominio a los fines de poder cumplir con su obligación de llevar actualizado este registro y liquidar ese gasto en la cuenta particular del propietario incumplidor? En principio me inclinaría a aconsejar que podría ser liquidado de esa forma, pero se trata de una obligación impuesta al administrador en el reglamento y esa información es necesaria para el consorcio y el gasto debe ser solventado por la comunidad.

A su primera pregunta Sra. Sara, si puede un propietario firmar el libro de actas sin haber registrado su firma previamente en el libro de registro de firmas, lo puede hacer si en dicho acto exhibe su esritura de dominio a los fines de acreditar su titularidad. En esto no existe ningún misterio, la Ley 3.254 no ha introducido ninguna novedad. Todos los doctrinarios que han escrito sobre las obligaciones de los administradores respecto al registro de propietarios, entre ellos el Dr. Gabás, el Dr. Constantino y el Dr. Orfila , siempre han puntualizado que la única forma de acreditar la propiedad de una unidad funcional es "con la escritura traslativa de dominio". 

El administrador cumple con el Art. 9º Inc. e) de la Ley 3.254 informando que se encuentra a disposición el libro de registro de firmas en su administración a los fines de que los titulares dominiales registren su firma y que éste sea exhibido en todas las asambleas. 

La responsabilidad de la firma recae exclusivamente en los propietarios. Éstos deben concurrir a la firma del libro correspondiente. 

A la segunda pregunta: volvamos al principio de lo requerido por el Art. 9º Inc. e) el administrador para poder cumplir con su obligación necesita de la colaboración de los propietarios para que le entreguen una copia de la escritura y así completar el libro con los datos extraídos de la misma y que el propietario registre su firma. La única finalidad que yo interpreto de este artículo es que los propietarios puedan verificar en la asamblea respectiva la autenticidad de la firma del propietario que es representado.

Ya que sabemos que, atento a la diversidad de reglamentos, no siempre se solicitan los mismos requisitos para la extensión de un poder para ser representado en una asamblea. Y, tal como ya lo he expresado precedentemente, para poder concurrir y votar en una asamblea el poder otorgado por el propietario al inquilino debe reunir los requisitos exigidos en el reglamento.

Si exige que debe estar certificado por un escribano no resiste duda alguna, ya que el notario no certificará si el que suscribe no es el titular dominial. Los problemas existen cuando los reglamentos establecen que el poder será válido con la sóla firma del propietario o cuando el admnistrador deba certificar la condición de tal.

Podríamos creer que, si estamos en la segunda situación, con el cumplimiento del Art. 9º Inc. e) no tendríamos dificultades para corroborar los poderes ya que en el libro respectivo se encuentra registrada la firma del titular.

Yo encuentro algunas dificultades. La primera es que los propietarios, conforme mi experiencia y la de muchos administradores, no concurran al registro de su firma y envíen un apoderado y no podamos corroborar la firma con el libro. Primera dificultad ¿se lo deja o no votar? Deberá ser una decisión asamblearia.

Segunda dificultad, ¿estamos capacitados los propietarios para saber si la firma registrada en el libro es idéntica con la que está inserta en el poder que nos exhibe el apoderado? 

A su tercera pregunta acerca de la negativa de exhibición de escrituras. En principio no creo que ningún propietario entregue una copia de su escritura. Solamente, en el mejor de los casos, adjuntará el folio en donde se acredite su titularidad. Ante ello no encuentro dificultad alguna para que el admnistrador exhiba esa documentación.

Debo dejar aclarado que para mí existe una una diferencia entre la obligación del Art. 9º Inc. e) con la obligación existente en los reglamentos respecto del registro actualizado de propietarios, que no exige que éstos lo firmen. La ley no exige forma alguna de llevarlo y la nueva normativa no lo ha dejado sin efecto. 

Sigue pesando la obligación para el admnistrador de contar con la información actualizada de los titulares dominiales de todas las unidades funcionales.

Espero haber podido responder sus consultas.

Dra. Diana Sevitz

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La Dra. Diana Sevitz es abogada, mediadora y árbitro en propiedad horizontal y de los tribunales arbitrales de consumo, es co-conductora del programa de radio Consorcios Hoy  y para cualquier consulta se le puede enviar un e-mail a dsevitz@velocom.com.ar o llamarla a los teléfonos 4784-8251 / 4784-8072.

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