Rincón Solidario

Libro de firmas de propietarios

He leído la explicación del señor Abrevaya con respecto al Libro de Firmas.

Mis inquietudes al respecto son:

¿Puede un propietario firmar el Libro de Actas en una asamblea sin haber registrado su firma previamente en el Libro?

¿Qué sucede si al solicitarle al administrador que exhiba las copias de las escrituras que justifican la inscripción en el Libro, alguna de ellas no coincide en sus datos con los que se han asentado en él?

¿Puede negarse a exhibir las copias de las escrituras si se las solicitamos?

Agradezco desde ya sus respuestas y la ayuda que nos brinda toda la información de los boletines que emiten.

Les saludo atte.

Sara 

(12/8/2010)

Estimada lectora Sara:

El Libro de Registro de Firmas es instituido de manera obligatoria por el Inc. e) del Art. 9º de la Ley 941 de la CABA, reformada por las Leyes 3.254 y 3.291: "Obligaciones del administrador. 

En el ejercicio de sus funciones deben:… e) Llevar actualizado un libro de Registro de Firmas de los Copropietarios, el que es exhibido al comienzo de cada Asamblea a fin que los copropietarios presentes puedan verificar la autenticidad de los poderes que se presenten".

Por su parte, la reglamentación de la Ley 3.254, Decreto 551/2010 (BOCABA 20/07/10) en el Art .9 Inc. e) de su Anexo, establece: "Los libros de Registro de Firmas de Copropietarios deben ser autorizados y llevar el formato que la autoridad de aplicación determine".

Previo a su obligatoriedad prescripta por la nueva Ley 3.254 (BOCABA nº 3.315 del 04/12/09), el mencionado libro era sólo facultativo para su adopción por los consorcios y en la práctica pocos los llevaban.

Si son obligatorios, también, el Libro de Actas (por imposición del Art. 5º del Decreto 18.734/49, reglamentario de la Ley 13.512 de PH) (1), el Libro de Administración (establecido por el mismo artículo del decreto supra citado), el Libro de Ordenes del personal (2) y el Libro de Sueldos y Jornales (previsto en el Art. 52 de la Ley de Contrato de Trabajo (3).

El administrador del Consorcio se encuentra obligado a cumplir y hacer cumplir, no sólo el Reglamento de Copropiedad y Administración (RPA), sino, además, la legislación (en sentido formal y material) vigente, por lo que llevar el Libro de Registro de Firmas de los Copropietarios es una de sus obligaciones.

Para ello tendrá que poner toda su diligencia y probidad a los fines de dar acabado cumplimiento con la ley. Si bien es cierto que no podrá sancionar a los comuneros por una conducta elusiva de éstos a brindar la correspondiente información y acercarse a firmar el mencionado libro, deberá arbitrar todos los medios necesarios y a su alcance para logar los fines propuestos en la ley.

Como: enviando circulares invitando a los propietarios a acreditar su condición de tales y suscribir el libro de firmas; allegándose a las unidades al mismo efecto y sentido; aprovechando las asambleas consorciales y todo clase de reuniones informales incluídas las que tenga con el Consejo de Propietarios, si es que existe en el la comunidad; solicitando a costa de cada unidad el correspondiente certificado de dominio (esta tarea se ve simplificada por la Disposición Técnico-registral Nº 6 del Registro de la Propiedad Inmueble de la Capital Federal) (ver enlace) (4) y de esa manera, conociendo fehacientemente al titular dominial intimarlo a firmar el citado registro.

De acuerdo al Art. 9º Inc. a), de la Ley 13.512 (5), el administrador no es representante voluntario del consorcio, sino representante legal o estatutario, por lo que el ejercicio de esa representación funcional resulta similar a la que corresponde a los representantes necesarios de otras personas de existencia ideal.

Así, que la teoría del mandato es la más difundida al considerar a los administradores como mandatarios de la sociedad o los socios, y se relaciona con la idea de la sociedad como contrato en el cual las partes designan mandatarios para la gestión social.

Por ello los abarca, principalmente, el Título IX Del mandato, correspondiente a la Sección Tercera - De las obligaciones que nacen de los contratos, del Código Civil Argentino (6).

Nuestros tribunales han sido prolíferos en enmarcar la naturaleza jurídica de esta representación: "El administrador del consorcio de propietarios es su representante legal, y, por lo tanto, resultan aplicables a la relación las normas del derecho civil que rigen el mandato, lo que excluye la aplicación del Régimen de Contrato de Trabajo" (7). 

Y, asimismo, la doctrina de los jueces ha establecido que: "Para determinar la competencia del administrador, en primer lugar hay que remitirse al reglamento, en segunda instancia a la ley y finalmente a la asamblea de copropietarios y si ésta última podría llegar tardíamente con su decisión, el administrador tendrá inexorablemente dos caminos: los realiza si a su leal saber y entender está en sus facultades, o si la premura así lo exige o recurre a la vía judicial para cubrir su responsabilidad en cuyo caso plantea la situación; funda su incertidumbre y pide la autorización pertinente. Siendo un hecho notorio la morosidad con que suelen tomarse las decisiones y más aún, llevarse a la práctica, dentro del medio de decisión de la asamblea, y habiéndose tratado el caso de una objetiva violación de la norma reglamentaria su conducta promoviendo la acción pertinente se encuentra entre sus funciones" (8).

Cabe agregar, que la norma en cuestión, no especifica ni mucho menos obliga al propietario a dejar en poder del administrador una copia del título de propiedad de su unidad funcional ni de su documento de identidad, -como maledicentemente pregonan los agoreros del fracaso de la nueva ley que regula la actividad de los administradores en la ciudad de Buenos Aires- con sólo exhibirle estos documentos bastará para que el mandatario en cumplimiento de sus funciones inscriba en el libro los datos necesarios para su complitud y permita firmarlo por el consorcista.

Los RPA, por lo general, prevén las condiciones para certificar la firma de un propietario que otorga una autorización a otro o aun tercero para representarlo en un asamblea consorcial (normalmente se estipula que la firma de los autorizantes deberá ser certificada por un notario, banco, policía o por el propio administrador). No está demás decir que la costumbre consorcial, en buena parte de los supuestos, ha permitido la participación de los vulgarmente llamados "apoderados" sin demasiados requisitos.

El escenario se complica en caso de conflictos o de necesitarse determinada mayoría, absoluta o agravada, para adoptar ciertas decisiones.

De ahí, que lo consagrado en la señalada Ley 3.254 no viene a suprimir, demás está decirlo, lo prescripto en los RPA, sino a complementarlo, estatuyendo un libro obligatorio que facilitará la tarea del administrador y la de los propios consortes en la verificación de la autenticidad de la firma del denominado "poderdante", al tiempo que economizará gastos para los consorcistas y los Consorcios de los que forman parte.

Por ello, y en respuesta directa a la consulta en responde: (i) nada impide al propietario firmar el Libro de Actas y participar de una asamblea si previamente no registró su firma en el Libro llevado a tal efecto; (ii) nada obliga al administrador a exhibir las copias de escrituras de los firmantes del libro: puede no tenerlas y si las tiene, seguramente, no habrá inconveniente en que las muestre para cotejar datos, si algo resulta dudoso; (iii) de encontrarse diferencias entre los datos que surgen de las copias de las escrituras o de certificados de dominio solicitados y los incorporados en el Libro de Registro de Firmas, habrá que, por parte del administrador, subsanarlas a posteriori corrigiendo el o los errores cometidos en la inserción de datos.

Con lo respondido esperamos haber satisfecho vuestra inquietud y hacemos propicia la ocasión para saludarla cordialmente.

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(1) Art. 5º - Las decisiones que tome el consorcio de propietarios conforme al art. 10 de la Ley 13.512, se harán constar en actas que firmarán todos los presentes. El libro de actas será rubricado, en la Capital Federal y Territorios Nacionales, por el Registro de la Propiedad, y en las provincias por la autoridad que los respectivos gobiernos determinen. Todo propietario podrá imponerse del contenido del libro y hacerse expedir copia de las actas, la que será certificada por el representante de los propietarios o por las personas que éstos designen. Las actas podrán ser protocolizadas.

Será también rubricado por la misma autoridad el libro de administración del inmueble.

(2) Este libro debe rubricarse por ante el Ministerio de Trabajo. Las anotaciones insertas en él deben ser firmadas tanto por el empleador cuánto por los trabajadores. Resulta un elemento probatorio significativo a la hora de conflictos en relación a las tareas a desarrollar y su modo y tiempo de realización, constituyendo una falta o inconducta laboral si los empleados se niegan a notificarse de los asientos insertos por el administrador del Consorcio, quien es el que dirige la relación laboral con los trabajadores.

(3) Art. 52. - Libro especial. Formalidades. Prohibiciones.

Los empleadores deberán llevar un libro especial, registrado y rubricado, en las mismas condiciones que se exigen para los libros principales de comercio, en el que se consignará:

a) Individualización íntegra y actualizada del empleador.

b) Nombre del trabajador.

c) Estado civil.

d) Fecha de ingreso y egreso.

e) Remuneraciones asignadas y percibidas.

f) Individualización de personas que generen derecho a la percepción de asignaciones familiares.

g) Demás datos que permitan una exacta evaluación de las obligaciones a su cargo.

h) Los que establezca la reglamentación.

Se prohíbe: 

1. Alterar los registros correspondientes a cada persona empleada.

2. Dejar blancos o espacios.

3. Hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas, las que deberán ser salvadas en el cuadro o espacio respectivo, con firma del trabajador a que se refiere el asiento y control de la autoridad administrativa. 

4. Tachar anotaciones, suprimir fojas o alterar su foliatura o registro. Tratándose de registro de hojas móviles, su habilitación se hará por la autoridad administrativa, debiendo estar precedido cada conjunto de hojas, por una constancia extendida por dicha autoridad, de la que resulte su número y fecha de habilitación.

(4) BORA 10/09/09.

(5) Art. 9° - Al constituirse el consorcio de propietarios, deberá acordar y redactar un reglamento de copropiedad y administración por acto de escritura pública que se inscribirá en el Registro de la Propiedad. Dicho reglamento solo podrá modificarse por resolución de los propietarios, mediante una mayoría no menor de dos tercios. Esta modificación deberá también consignarse en escritura pública e inscribirse en el Registro de la Propiedad.

El reglamento debe proveer obligatoriamente, por lo menos a los siguientes puntos:

a) Designación de un representante de los propietarios, que puede ser uno de ellos o un extraño, que tendrá facultades, para administrar las cosas de aprovechamiento común y proveer a la recaudación y empleo de los fondos necesarios para tal fin. Dicho representante podrá elegir el personal de servicio de la casa y despedirlo;…

(6) Arts. 1869 a 1985 del CC., por citar algunos de ellos:

Art. 1.869. El mandato, como contrato, tiene lugar cuando una parte da a otra el poder, que ésta acepta, para representarla, al efecto de ejecutar en su nombre y de su cuenta un acto jurídico, o una serie de actos de esta naturaleza.

Art. 1.871. El mandato puede ser gratuito y oneroso. Presúmese que es gratuito, cuando no se hubiere convenido que el mandatario perciba una retribución por sus trabajo. Presúmese que es oneroso cuando consista en atribuciones o funciones conferidas por la ley al mandatario, y cuando consista en los trabajos propios de la profesión lucrativa del mandatario, o de su modo de vivir.

Art. 1.904. El mandatario queda obligado por la aceptación a cumplir el mandato, y responder de los daños y perjuicios que se ocasionaren al mandante por la inejecución total o parcial del mandato.

Art. 1.905. Debe circunscribirse en los límites de su poder, no haciendo menos de lo que se le ha encargado. La naturaleza del negocio determina la extensión de los poderes para conseguir el objeto del mandato.

Art. 1.907. El mandatario debe abstenerse de cumplir el mandato, cuya ejecución fuera manifiestamente dañosa al mandante.

Art. 1.909. El mandatario está obligado a dar cuenta de sus operaciones y entregar al mandante cuando haya recibido en virtud del mandato, aunque lo recibido no se debiese al mandante.

Art. 1.931. Cuando contratase en nombre del mandante, pasando los límites del mandato, y el mandante no ratificare el contrato, será éste nulo, si la parte con quien contrató el mandatario conoce los poderes dados por el mandante.

Art. 1.935. La ratificación tácita del mandante resultará de cualquier hecho suyo que necesariamente importe una aprobación de lo que hubiese hecho el mandatario. Resultará también del silencio del mandante, si siendo avisado por el mandatario de lo que hubiese hecho, no le hubiere contestado sobre la materia.

Art. 1.960. Cesa el mandato por el cumplimiento del negocio, y por la expiración del tiempo determinado o indeterminado porque fue dado.

Art. 1.969. No obstante la cesación del mandato, es obligación del mandatario, de sus herederos, o representantes de sus herederos incapaces, continuar por sí o por otros los negocios comenzados que no admiten demora, hasta que el mandante, sus herederos o representantes dispongan sobre ellos, bajo pena de responder por perjuicio que de su omisión resultare.

(7) Cámara Nacional del Trabajo, Sala 2ª, 30/05/2002, en autos "Piccolo, Horacio c/ Consorcio de Propietarios Montevideo 1566", JA., 2003-I-759; entre muchos otros.

(8) Cámara Nacional en lo Especial Civil y Comercial, Sala 4ª, 15/03/1982, in re "Consorcio de Propietarios Echeverría 2350 v. Franchini, Arturo A. y otros", JA., 1983-II-292.

Con lo arriba expresado, espero serle de su utilidad y la saludo con distinguida consideración.- 

Jorge Resqui Pizarro 

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El Dr. Jorge Resqui Pizarro es socio fundador de ReDeCo, es un abogado que cuenta con amplia experiencia en temas de propiedad horizontal y para cualquier consulta se le puede enviar un e-mail a jrpizarro@estudiolavoro.com.ar o llamarlo a su teléfono 4832-8483.

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