¿Cómo debo empezar a administrar?

Hola Claudio ¿cómo estás?

Soy administrador, me recibí hace un año y nunca tuve la oportunidad de administrar un edificio.

¿Cómo debo empezar a administrar? ¿Qué cosas debo hacer?

En el caso de que un cliente me llame solicitando mi servicio:

¿Cuáles son la preguntas frecuentes que los clientes hacen y qué debo responderles?

Le agradezco su atención.

Hasta luego.

Alejandro

(05/12/2014)

Estimado Alejandro.

Tu pregunta es demasiado amplia para ser resuelta en el marco de las respuestas que estilamos en el Rincón. Sin embargo, siempre persiguiendo la colaboración a los lectores de Pequeñas Noticias, intentaré darte una guía muy superficial, advirtiendo que posiblemente no agote la complejidad y variedad de labores que contemplan los servicios del administrador.

a) En primer lugar, te recomendaría dar observancia a la normativa local. En CABA, por ejemplo, existe una norma que te obliga a inscribirte en el Registro Público de Administradores. La misma es sólo aplicable a la zona geográfica de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. La Ley 941 (y sus modificatorias) pone de manifiesto en su artículo noveno las obligaciones del administrador que, con su sola lectura, responderá muchos de tus interrogantes.

b) Hay ocasiones en las que la designación tiene lugar en una asamblea en la que no está presente físicamente el administrador entrante. Aún estando presente, en el acto de la asamblea que deja instrumentado el cambio de mandato, generalmente no hay mucho espacio para discutir “el largo plazo” del consorcio, sino sólo el futuro inmediato (cambio de representante legal), por lo que te recomiendo que muy importante realizar una asamblea una vez que tengas la dirección del consorcio a tu cargo. Poder trazar objetivos y ser claros respecto a la metodología de trabajo, así como ciertas consignas específicas que se encuentren en el medio del camino entre lo que es tu forma de trabajar y lo que el consorcio pretende. Suele ser importante, a los efectos de realizar una presentación con mayor masividad (si es que así puede considerarse la presencia en las asambleas, que es muchas veces pobre); y enfocar a ambas partes hacia la misma dirección.

c) El paso anterior a la asamblea será la recepción de la documentación de la administración saliente. Es importante prestar atención a la documentación clave. Es decir, aquella que pueda tener repercusiones en futuras gestiones. Recibos de haberes y todo lo que tiene que ver con AFIP, SUTERH y vigencias de seguros merecen especial consideración. Es muy conveniente que acompañe el consejo de administración o algún propietario comprometido para colaborar amablemente en tal sentido. Recordemos que las auditorías son trabajos que no están dentro de las funciones de la administración, sino que se contratan separadamente (aúnque el administrador sea un contador o profesional apto para llevarla adelante). Por ello, estoy hablando de una atención especial y no de un control que exceda lo solicitado por la asamblea. Lo importante es que tengamos en nuestro poder aquello por lo que firmamos constancia de recepción. Este traspaso no tiene porqué ser traumático para ninguna de las partes. Debe realizarse con naturalidad y cordialidad.

d) Cambios de titularidad: Frente a AFIP (de poseer CUIT), frente a la entidad bancaria (de poseer cuentas), de los datos de representación en el sistema del sistema de control de aportes y contribuciones en la propiedad horizontal (en el caso de tener empleados) y la información en las entidades pertinentes que corresponda.

e) Abastecer tu sistema de trabajo con los datos suficientes para poner “manos a la obra”. Ello implica lo necesario para realizar tus futuras liquidaciones, como tu cronograma de avances respecto del sistema de recupero adoptado (respecto a lo vencido y lo próximo a vencer), arribar a las problemáticas detectadas y planteadas, etc.

Respecto a las preguntas que te harán, es muy difícil anticiparlo. Cada consorcio es una persona jurídica y como “persona” tiene particularidades.

Sin duda hay un patrón de situaciones que la experiencia te ira revelando y te permitirá dar una respuesta cuasi automática y posiblemente eficiente.

Lo que puedo adelantarte es que los consorcistas buscan certeza. Por eso, reiterando algo de lo esbozado en el punto b), es muy importante ser claro (y comprometido) en una cuestión que debe ser preliminar a las preguntas de los clientes: tu forma de trabajo. Cuáles son los parámetros de tus servicios, los beneficios y los límites. Esos serán factores que contestarán por sí mismos muchas de las cuestiones. No sólo les será útil en la evaluación de tu propuesta, sino que eliminará la incertidumbre en muchas de sus inquietudes, incluso antes de manifestarlas.

Espero haber colaborado,

¡Saludos!

Pablo Acuña

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Pablo Acuña es abogado, administrador y director del medio Pintando Horizontes de la localidad de Caseros, partido de 3 de Febrero, en la Pcia. de Buenos Aires. Para cualquier consulta se lo puede contactar en su comunidad de Facebook https://www.facebook.com/pintandohorizontes, en su cuenta de Twitter https://twitter.com/pintandohorizon o mandar un email a pabloa@alas-admconsorcios.info.