La digitalización de los comprobantes de gastos

Hola.

¿Es o no obligatoria la digitalización de los comprobantes de gastos, seguros y extractos bancarios acompañando a las liquidaciones de expensas?

Gracias desde ya. Saludos y buen año.

Débora [CABA].

(8/2/2016)

Estimada Débora:

La Resolución 408/2012 de la Ciudad de Buenos Aires indica en su Art. 2º: "dispóngase que los aministradores de consorcios deberán enviar vía correo electrónico a los copropietarios, las liquidaciones de expensas en formato digital, efectuadas en conformidad con lo previsto en el artículo 1° de la presente, acompañando la diligitalización de todos los comprobantes respaldatorios".

Asimismo, el artículo 6° dice: "dispóngase que todos los ingresos y/o egresos del consorcio deberán efectuarse en forma bancarizada, a través de las cuentas bancarias que posea el consorcio". Sin embargo, el inciso. h) del artículo 9º indica que la obligación de depositar los fondos del consorcio en una cuenta bancaria a nombre de la titularidad del consorcio de propietarios podría obviarse, siempre que haya disposición contraria de la asamblea de propietarios.

Lo último desbarata la obligatoriedad ineludible y la somete a la voluntad de la asamblea el acatar o no está imposición (con una carga inversa: es obligatoria siempre que la asamblea decida otra cosa). Ello al menos plantea la duda sobre si podría operar de igual forma la cuestión de la digitalización de la documentación respaldatoria. Sin embargo, la Ley 941 (modificada por la Ley 3.254/09) no hace salvedades al respecto. De hecho, relativo a la documentación respaldatoria, el inciso f) del artículo 9° solo hace referencia a la obligatoriedad de "conservar la documentación del consorcio y garantizar el libre acceso de los consorcistas a la misma".

Se entiende que el libre acceso de los consorcistas se podría cumplir acabadamente con la exposición de "los papeles" en la oficina del administrador. Pero la resolución mencionada más arriba indica una modalidad específica de cómo arbitrar esa "puesta a disposición". Claro está que el envío del correo electrónico no reemplaza cualquiera de las otras modalidades de información sino que funciona de manera complementaria.

Lo que vale aclarar, como una mera opinión personal y en contra de lo que algunas asociaciones de consorcistas indican, es que toda obligación nueva que se implemente debería cobrarse de manera independiente al consorcio. Ello es puesto que la administración debe instrumentar su organización interna a tales efectos y consumir recursos (tiempo, entre los más valiosos de un administrador). Ha habido cuentas matemáticas absurdas publicadas respecto a que cada hoja implicaría apenas segundos. Lo que esto no considera es el caudal de información que un consorcio de primera categoría puede llegar a tener y la cantidad de los mandantes multiplican ese tiempo que se consume del personal a cargo o del propio, en desmedro de nuestra agenda ya cargada.

Saludos cordiales,

Pablo Acuña

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Pablo Acuña es abogado, administrador y director del medio Pintando Horizontes de la localidad de Caseros, partido de 3 de Febrero, en la Pcia. de Buenos Aires. Para cualquier consulta se lo puede contactar en su comunidad de Facebook https://www.facebook.com/pintandohorizontes, en su cuenta de Twitter https://twitter.com/pintandohorizon o mandar un email a pabloa@alas-admconsorcios.info.