La división del trabajo en la administración

[BPN-15/04/21] La revolución neolítica producida hace unos 10 mil años constituyó tal vez la transformación más radical del ser humano.

La finalización de la última glaciación hizo posible la formación de aldeas y el desarrollo de la agricultura y la ganadería.

Los excedentes en la producción de alimentos estimularon otras actividades dando nacimiento a la división del trabajo.

La división de tareas en tareas más elementales llevadas a cabo por especialistas llevó a un auténtico salto en las condiciones de vida y hoy mismo se encuentra en el núcleo del desarrollo económico y la evolución tecnológica.

El poder de la división del trabajo proviene de:

- Aprovechar las diferencias en capacidades haciendo que cada uno se dedique a lo que, relativamente, mejor le sale.

- Multiplicar la eficiencia a partir del aprendizaje que da la experiencia.

- Ahorrar tiempo al disminuir las pérdidas que produce el cambio continuo de actividad.

La división del trabajo no es un concepto restringido a la actividad industrial sino que está vivo en todas las relaciones humanas. Cuando uno hace el fuego y otro va a conseguir la comida está sucediendo: eso es mucho más eficiente que hacer dos fuegos y dos salidas al supermercado.

Todo administrador que crece es asaltado por las mismas preguntas: ¿contrato gente? ¿Consigo un socio? ¿Cómo organizo las tareas?

Muchas veces se elige la forma más simple: cada uno se ocupa de sus edificios y se ayudan cuando hace falta.

En forma natural se va dando la división de tareas: uno se ocupa de los seguros, otro de mantener los libros actualizados o de organizar las suplencias de los encargados.

La división de tareas muchas veces no ocurre porque la complejidad de poner al tanto a otro y "estar encima" para lograr la colaboración necesaria la vuelven costosa. Y paradójicamente muchas tareas terminan pateándose para adelante por ser demasiado abarcativas y complejas para un solo punto de vista.

En Administración Global contamos con una interesante herramienta de agenda colaborativa o agenda grupal.

Existen "asuntos" y "tareas". Un asunto es una cuestión a resolver que puede dividirse en tareas más simples.

Dentro del asunto existe una tarea principal que es la que describe la cuestión, le da nombre y marca el inicio del proceso.

Las tareas tienen responsable, fecha proyectada de ejecución, descripción y otros campos opcionales: consorcio, proveedor, horario, tipo y tiempo de notificación anticipada.

Con vistas apropiadas y operaciones simples podemos incorporar una dinámica que permite la división del trabajo sin demasiado costo.

El responsable asignado puede concentrarse en esa tarea específica y para completar la información cuenta con la posibilidad de ver las otras tareas que componen el asunto y que están ejecutadas o en proceso con otro responsable.

Al mismo tiempo tiene la ventaja de contar con campos propios del sistema como el edificio, la unidad y el proveedor evitándose confusiones.

Una vez realizada la tarea más pequeña el responsable la marca como ejecutada y crea una nueva línea de devolución al responsable principal.

De esta forma se va componiendo el árbol del asunto con la colaboración de dos o más.

Esta agenda colaborativa no se reduce solo a las reparaciones. Se utiliza para informarse de vencimientos, organizar asambleas y llevar adelante procesos administrativos.

Las administraciones unipersonales también pueden sacarle provecho: tener la posibilidad de manejar una agenda integrada a los datos del sistema, incluso en el uso más simple, ordena el día y previene errores. Y algo más: muchas administraciones unipersonales delegan en terceros la liquidación de sueldos, las conciliaciones bancarias o el registro de las cobranzas.